Geschäftsprozesse optimieren ist nur mit den Menschen möglich

Das zog sich als roter Faden durch die Aussagen von Beratern und Teilnehmern der zweiten „bewandert”- Veranstaltung der Fachgruppe Unternehmensberatung und IT am Mittwoch in Götzis.

„Beim Reden kommen die Leut z’samm – und die Gedanken in Bewegung.” So bringt der Obmann der Vorarlberger Fachgruppe Unternehmensberatung und IT, Christian Bickel, die Idee der Veranstaltungsreihe „bewandert” auf den Punkt. Thema der zweiten „bewandert”-Veranstaltung in Götzis: Geschäftsprozess-Optimierung. Klingt eher technisch, doch im Mittelpunkt der Gespräche stand meist der Mensch.

Mitarbeiter einbeziehen
„Früher bedeutete Prozessoptimierung beinhart Kosten sparen. Heute ist der Mensch ebenso wichtig wie der Prozess”, betonte die Dornbirner Unternehmensberaterin Claudia Hinterauer, eine der vier bewandert-ThemenpatInnen. Sie schilderte den typischen Ablauf eines Projekts in neun Phasen, die sie jeweils den Bedürfnissen des Unternehmens anpasst. Wichtig sind ihr dabei unter anderem die Zusammenstellung des Projektteams und die rechtzeitige Information der Mitarbeiter: „Wir dürfen den Leuten nicht einfach das Ergebnis vor die Nase knallen.”

„Die Mitarbeiter so früh wie möglich einbeziehen und transparent informieren”, riet auch die Hörbranzer Unternehmensberaterin Sylvia Rickmann. Denn: „Sobald jemand das Wort Prozessoptimierung in den Mund nimmt, steht Veränderung im Raum. Das ist Verheißung und Bedrohung zugleich.” Sie mahnte, die Mitarbeiter nicht zu überfordern: „Veränderung braucht Zeit.” Nach Umstellungen müsse es deshalb immer auch eine „Gewöhnungsphase geben, in der erst mal Ruhe ist”.

Abläufe sichtbar machen
Unternehmensberater Gebhard Moser stellt bestehende Geschäftsprozesse stets als Flussdiagramm dar, das er mit den Mitarbeitern erarbeitet – „denn das sind die wirklichen Experten im Unternehmen”. Seine Erfahrung: Oft wird schon durch das Aufzeichnen eines Prozesses klar, wo die Verbesserungspotenziale liegen.

Mit Zertifizierungen setzte sich bewandert-Themenpate Alexander Kieslinger von x|vise innovative logistics in Dornbirn auseinander – und das durchaus kritisch. Zertifizierungen würden oft von Kunden verlangt und nur als Pflichtübung umgesetzt. „Man kann auch gut zertifiziert in Konkurs gehen”, formulierte das einer der Teilnehmer, Kurt Hämmerle vom Energieinstitut Vorarlberg.

Zertifizierungen als Chance
Für Kieslinger machen Zertifizierungen Sinn, wenn sie das Unternehmen für ein bewusstes Hinterfragen der eigenen Abläufe nützt. Zudem werde oft nur der Status quo betrachtet: „Ich muss mich fragen, wie sich die Anforderungen verändern werden und wie die Prozesse dafür aussehen müssen.” Das kann nur gemeinsam mit den Menschen im Unternehmen gelingen, ist der x|vise-Berater überzeugt: „Wir Berater dürfen wie eine Hebamme die Geburtshelfer sein.”

Braucht es für die Geschäftsprozess-Optimierung überhaupt externe Berater? Ja, sagt Claudia Hinterauer mit voller Überzeugung: „Ein Externer ist nicht betriebsblind, darf blöde Fragen stellen – und er ist ausschließlich dem Auftraggeber verpflichtet.”