Premiere am 4. Februar in der FHV: Das Brot - Ein Film über Projektplanung

Am Anfang war das Brot …

Im Rahmen der Lehrveranstaltung “Projektmanagement” des dritten Semesters im berufsbegleitenden Studiengang “Wirtschaftsingenieurwesen” an der FH Vorarlberg in Dornbirn wurde den Studenten die Aufgabe erteilt, einen etwa 10-minütigen Lehrfilm zu einem Teilaspekt des Projetmanagements zu drehen. Zusätzlich müssen die gängigen Instrumente der Projektplanung benützt und der Projektfortschritt durchgängig dokumentiert werden.

Der Projektstart war am 25. November 2011, die Filmvorführung und somit des Projektende ist am 04. Februar 2012. Dieser Zeitraum sieht auf den ersten Blick recht komfortabel aus, doch muss man noch folgende Faktoren in Betracht ziehen:
•Alle Studenten sind berufsbegleitend Studierende und haben somit auch noch einen Beruf auszuüben, somit steht für das Filmprojekt nicht allzu viel Zeit pro Tag zur Verfügung.
•Projektmanagement ist nur eines der im Wintersemester auf dem Lehrplan stehenden Fächer, in den anderen Fächern sind Prüfungen zu absolvieren und Semesterarbeiten zu schreiben.
•Keiner der Beteiligten hat bislang Erfahrung mit dem Drehen von Filmen, daher muss man sich zuerst das Basiswissen aneignen und auch die spezifische und dafür notwendige Software besorgen und den Umgang mit ihr lernen.
•Eine erste Schätzung hat ergeben, dass für die Erfüllung der Aufgabe wohl so etwa 400-500 Arbeitsstunden notwendig sein werden. Die Teams bestehen aus 5-6 Mitgliedern, somit sind pro Teammitglied mindestens 80-100 Stunden Einsatz zu leisten.
•Die Studenten sind in ganz Vorarlberg verteilt wohnhaft, was es schwierig macht, kurzfristig Termine festzulegen. Im Fall unseres Teams wird die Sache dadurch kompliziert, dass ein Mitglied in Tirol wohnt und zwei Teammitglieder unter der Woche in Luzern respektive Solothurn arbeiten.
•Alle brauchen immer den gleichen Wissens- und Informationsstand, die Dateien und Dokumente müssen immer aktuell sein.
•Die Zeit vor und nach Weihnachten sollte für alle Teammitglieder eine Zeit der Erholung sein.

Folglich war von Anfang an klar, dass der Faktor “Zeit” sehr kritisch sein würde, da man davon ausgehen musste, dass der Film in der ersten Jänner-Woche fertig gedreht sein muss, um für die danach anfallenden Arbeiten noch genug Zeit und eine ausreichende Reserve zu haben. In einem ersten Brainstorming wurden Ideen für die Konzeption des Films gesammelt. Ebenso musste man eine grundlegende Aufgabenteilung vornehmen. Im Rahmen der ersten Sitzung wurde auch geklärt, wie weit der Projektauftrag aufgefasst wird. In unserem Team war man der Meinung, dass wir den Auftrag eher weiter fassen wollen und dass zu einem Film, wie kurz er auch immer sein mag, begleitend eine Info- und Werbekampagne organisiert werden sollte. In weiterer Folge wurden mit Hilfe eines Projektstrukturplans die einzelnen Arbeitspakete definiert und erfasst, Meilensteine festgelegt und der Projektfortschritt bis zur Filmpremiere geplant. Und somit ging es dann an die Arbeit. Folgende Hauptaufgaben waren zu bewältigen:
•Entwicklung der Story, Erstellen eines Drehbuches, Erstellen eines Drehplans
•Erstellung einer eigenen Website, Konzeption einer Plakatserie, Einbindung lokaler Medien
•Auswahl der Drehorte, Auswahl der Schauspieler, Requisiten und technisches Equipment finden und besorgen
•Film konzipieren, Film Drehen, Film schneiden, Vertonen, Trailer erstellen, Filmplakate und Flyer
•Kontakt zu externen Beteiligten, Betreuung der Statisten und Helfer beim Drehen
•Sponsoren gewinnen
•Projektmanagement: Projektüberwachung, Risikomanagement, Dokumentation, und noch vieles mehr.

Somit kann man leicht erkennen, dass das Projekt sehr umfangreich war und der Zeitraum von gut zwei Monaten für eine erfolgreiche und für die Beteiligten zufriedenstellende Umsetzung aller Vorhaben eher knapp bemessen war.

Mittlerweile ist ein Grossteil der Aufgaben erledigt. Das Projekt lebt und ist ein sich ständig wandelnder und lebendiger Prozess: Von der ursprünglichen Konzeption des Films ist bis auf den Titel und die Grundidee nicht mehr viel übrig geblieben und ständig wurden neue Ideen eingebracht und alte verworfen (teils sogar schlichtweg vergessen …). Wir haben festgestellt, wie viel Zeit und Mühen man in Kleinigkeiten investieren muss. Der Film ist inzwischen fertig gedreht; wir haben mit den Wetterkapriolen gekämpft, unseren Zeitplan aber bislang jedes mal auf den letzten Drücker einhalten können und gelernt, wie schwer es ist, sechs Personen kommunikativ und organisatorisch unter einen Hut zu bringen.

Und es bleibt noch viel zu tun: Der Trailer ist noch nicht fertig, die Informationsoffensive geht in die finale Phase, der Film befindet sich in der Postproduction. Die Info-Flyer und die Filmplakate müssen noch designt und gedruckt werden. Die Projetdokumentation muss noch vervollständigt und überarbeitet werden. Und und und …

Aber die ultimative Deadline rückt unerbittlich näher: am 04.02.2012 ist die Filmpremiere an der FHV. Bis dahin werden wir noch viele schlaflose Nächte und rote Augen haben, aber wir werden es schaffen. Wir haben nämlich das Thema “Projektplanung” verfilmt und daher wissen wir, wie wichtig Planung, Termine und Risikomanagement sind. Wir hätten ja auch einfach nur den Projektfortschritt filmisch festhalten können, aber das wäre dann doch zu einfach gewesen …